fbpx

Jeg håper å kunne gjøre valgene av verktøy for administrasjon, kundeservice og andre backoffice oppgaver litt lettere for deg, så i denne runden skal vi se litt på hvilke verktøy man trenger, når man trenger de og hva slags alternativer som finnes der ute.

I de selskapene jeg jobber med er det et mangfold av forskjellige behov og utvalg av applikasjoner som er i bruk, men felles for de alle er at det alltid handler om oppgaven man ønsker å løse.

Samhandling og kommunikasjon

Vi er i 2021, men det er fortsatt ikke flyvende biler over oss, og e-post er fortsatt standard for kommunikasjon, så den kommer man ikke utenom.

I starten kommer du helt fint unna med å bruke en gmail.com, outlook.com eller annen adresse med ditt fulle navn. Det er kanskje lurt å unngå stormtrooper71@hotmail.com for forretningsmailene dine, ellers er det ingen som bryr seg noe særlig om hva e-posten din er.

Men etter hvert blir det neste steget å få ditt eget firmanavn på din e-post, da er det flere løsninger der ute, og alle har sine fordeler og ulemper.

Og slik jeg ser det er det to måter å sette sammen dette på: Du kan velge ala carte og plukke flere forskjellige løsninger fra ulike tilbydere, eller så velger du en ferdig meny og får alt du trenger fra et sted.

Begge tilnærmingene har sine fordeler og ulemper, men jeg håper å kunne gi litt input her.

Ferdig meny (nesten i alle fall)

Microsoft Office 365

Office365 er veldig utbredt og et godt alternativ for mange, du kan velge abonnementer som inkluderer full tilgang til alle Office produkter, inkludert video og chat-verktøyet Teams.

Alle de vanligste verktøyene til Office er tilgjengelige på alle plattformer (Windows, macOS, iOS og Android), og gjør det veldig lett å samarbeide med flere, i sanntid, på dokumenter og prosjekter. Tidligere var det slik at du måtte bruke Office-programmene på maskinen din, nå er Excel, Word og PowerPoint også tilgjengelig i nettleseren som gjør at det er veldig enkelt og fleksibelt å jobbe med.

Det er verdt å merke seg at nettleser-versjonene av disse programmene er ganske begrenset i forhold til skrivebordsversjonene, men de holder for 95% av brukerne der ute.

Prisene starter på Kr 40,- pr mnd, men for Teams må du opp på snart 100-lappen pr mnd.

Fordeler: 

Gode priser, betaler for det man bruker.

Enkelt oppsett for å synkronisere dokumenter fra skyen til maskinen.

Alle produkter og tjenester du kunne trenge tilgjengelig i en flate. Du kan faktisk drifte hele bedriften med tjenester fra et selskap.

Kjente verktøy, alle har brukt Office.

Tilgang til insentiv-ordninger for oppstartsbedrifter som gratis hosting av servere mm.

Ulemper:

Administrasjon av Microsoft-tjenestene har en høy terskel.

Integrasjon med eksterne tjenester kan være vanskelig, men flere og flere tilbyr dette.

Google Workspace (tidligere G-Suite)

Google sin løsning for samhandling er veldig god, alt er basert i nettleseren og det finnes apper til mobil / nettbrett. Dette er satsingen til Google mot bedrifter, og løsningen er enkel å komme i gang med, lett å administrere, og det finnes gode muligheter for å tilpasse etter hvert som bedriften vokser.

Som med Office365 får du tilgang til verktøy for tekstbehandling, regneark, presentasjoner og videomøter. Dette er web-baserte verktøy som ikke er like omfattende som man kanskje er vant til fra Office-programmer som Word og Excel, men samtidig så holder de for 95% av brukerne der ute. Er du derimot en Excel-ninja eller Powerpoint-magiker, vil de ikke gi deg den opplevelsen du er vant til. Fordelen er at du fint kan jobbe med Office på maskinen, laste opp dokumentene til Google Workspace og fortsette arbeidet der.

En liten notis her:

Du kan laste opp dokumentene og vise de i Google Workspace, men for å jobbe videre med de i nettleseren så konverteres de til Google sitt format og i mange tilfeller vil formateringer og annet se annerledes ut. 

Prisen starter på ca. Kr. 50 pr mnd. pr bruker, og i motsetning til Office 365 så får du her tilgang til alt inkludert mail, lagring, videomøter, chat etc. fra laveste abonnement.

Fordeler

Åpent, lett å integrere med andre tjenester.

Enkelt å komme i gang, lett å administrere.

Gode priser, betaler for det man bruker.

Vokser med bedriften.

Alle produkter og tjenester du kunne trenge tilgjengelig i en flate. Du kan faktisk drifte hele bedriften med tjenester fra et selskap.

Tilgang til insentiv-ordninger for oppstartsbedrifter som gratis hosting av servere mm.

Ulemper

Eget format på dokumenter som opprettes eller redigeres i nettleser.

Noe vanskelig oppsett av synkronisering av dokumenter til lokal maskin.

Ikke like god på videomøter / gruppefunksjoner som Teams, Zoom mm.

Oppsummert

Det er ingen klar vinner mellom Microsoft og Google her, og det finnes og et par andre tilbydere som Zoho, men for å holde det litt enkelt valgte jeg å ikke inkludere de her.

Jeg pleier å si at om du ikke har planer om å bruke Microsoft sine hosting / sky-tjenester som Azure for å drifte tjenester eller lignende så kan du like godt velge Google.

Dette handler om at Microsoft helt klart kommer best ut på “stor-drift”, som en liten bedrift hvor primærbehovene er e-post, video og lagring av dokumenter så blir det ofte for komplisert, og lite matnyttig å benytte Office365.

Ala Carte

Det finnes tusen milliarder forskjellige verktøy der ute, og hver time kommer det noe nytt, så det å finne verktøy for å løse en oppgave er utrolig lett. Utfordringen med denne tilnærmingen blir å flette dette sammen på et senere tidspunkt når bedriften skal utvide eller flere skal samarbeide. For eksempel kan prisen på en tjeneste være 50 kr pr måned for én bruker, men du må over på årlig abonnement med en pris på 10.000kr og oppover for å kunne opprette flere brukere og samarbeide. Derfor er det alltid lurt å se på prismodellen før du har lagt for mye arbeid inn i en løsning som du kanskje skal basere mye av arbeidsflyten din i.

Vi startet dette med kommunikasjon og samhandling, med e-post som utløsende faktor. Det har seg slik at de fleste som selger domener også har e-post som en del av sine tjenester, det kan være godt nok for mange. Men det er mange behov å dekke, derfor har jeg listet noen av de jeg vet funker bra for mange, uten noen garanti eller anbefaling for øvrig.

E-post

Office365 og Google Workspace som nevnt ovenfor.

Zoho.

Syse, Uniweb, etc etc – de fleste som selger domener.

Outlook.com, Gmail.com, Yahoo etc – tilbyr e-post, men ikke på eget domene.

Dokumentlagring

Google Drive

OneDrive (Microsoft)

Box

Dropbox

Videomøter / chat

Zoom.com

Google Hangouts

Teams

GotoMeeting

Tekstbehandling, presentasjoner, mm

Canva – lag alt fra presentasjoner til flyers mm

Zoho

Dropbox

Paste

Regnskap

Som med nettsider så handler også valgene her om behovene og stadiet man er på, men når vi snakker om administrasjon av et ENK eller AS så er det en ting vi ikke kommer utenom, nemlig regnskap. Jeg er ingen regnskapsfører så mitt råd her vil være som følger, tenk deg godt om før du velger å føre dette selv, og vurder kost og nytte nøye. Om du velger å gjøre dette selv, så er mitt eneste forslag her at du tar en titt på Fiken. Det gir det beste av begge verdener, og gir deg også muligheten til å enkelt få hjelp om det skulle bli nødvendig.

Prosjektstyring

Monday.com

Todoist

Airtable

Kundeservice

Intercom

Zendesk

Kayako

Airtable